Ticari alanda hizmet veren tüm firmalar açısından oldukça önemli olan proforma fatura geleceğe yönelik kesilmesi gereken bir fatura türüdür. Özellikle yeni hizmete başlamış girişimci ve işletmecilerin kafasında büyük soru işaretleri yaratan ne tür fatura kesmeliyim, proforma fatura nedir, nasıl hazırlanır gibi birçok sorunun cevabına yazının devamını okuyarak ulaşabilirsiniz.
Proforma Fatura Nedir?
Herhangi bir yükümlülüğe sahip olmayan proforma faturanın bir teklif faturası olduğu söylenebilir. Bir tarafın diğer tarafa sunduğu hizmet veya sattığı malları belirten bu belgeye ön fatura da denilebilir.
Dış ticarette sıklıkla kullanılan bu belge türünün Ticaret ve Vergi Hukukunda herhangi bir düzenlemesi yoktur. Bu nedenle her firma kendi ihtiyaçlarına uygun proforma fatura düzenleyebilir. Ancak belirtmekte fayda var; bu belge türü aynı zamanda uluslararası satış sözleşmesi niteliği de taşımaktadır.
Proforma Fatura Hangi Bilgileri İçermelidir?
Proforma fatura hazırlama sürecinde belirli bilgiler belgeye işlenmelidir. Ancak bu bilgilerden önce Faturanın üzerine “ Proforma Fatura” ibaresi eklemeniz gerekir. Proforma fatura ibaresini ekledikten sonra aşağıdaki bilgileri dahil ederek faturanızı oluşturabilirsiniz:
- Mal ve hizmet türü
- Fatura tarihi
- Alıcı ve satıcının kişisel bilgiler: isim, soyisim/ ünvan,adresleri
- Malların menşei
- Malların ebatı, ağırlığı, miktarı
- Mal veya hizmetleri birim fiyatı, miktarı, tutarı
- Teslim türü
- Sevkiyat türü
- Mallarla veya hizmetle ilgili detaylı açıklama (ambalaj özellikleri, numara vb.)
- Navlun ve sigorta prim tutarı
- Düzenleyen kişinin imzası
Proforma Fatura Düzenlerken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Nelerdir?
Belge hazırlama ve düzenleme işlemlerinde kesinlikle ama kesinlikle hazırladığınız belgenin türünü belirtmeniz dikkat etmeniz gereken önemli bir noktadır. Normal faturalara göre daha basit özelliklere sahip olan proforma faturanın antetli kağıt formunda hazırlanmasına da dikkat edilmelidir. Proforma faturayı hazırlarken dikkat etmeniz gereken önemli kurallar aşağıdaki şekilde sıralanabilir:
- Neredeyse her faturada olması gereken fatura numarası ve tarih belgenin sağ üst köşesinde bulunmalıdır.
- Sol üst köşede ise ad, soyad,unvan ve adres gibi satıcı bilgileri hemen altına ise aynı şekilde alıcı bilgileri yazılmalıdır.
- Hizmet, ürün ve bu hizmet veya ürünlere dair detayların hepsi, faturanın orta kısmında belirtilmelidir. Bu detaylar arasında, hizmet veya ürünlerin açıklaması, miktarı/süresi, birim fiyatları ve KDV oranları da bulunmalıdır.
Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?
Her faturada olduğu gibi proforma faturada da belirli verilere ihtiyaç vardır. Diğer faturalara göre oldukça basit bir forma sahip olan proforma faturaya işlenecek veriler de başlangıç düzeyindedir. Verilerin işleneceği sayfayı oluştururken farklı programlar tercih edebilirsiniz. Ancak bu işlemde en sık kullanılan Excel ve Word programlarıdır. Excel’in tablolama özelliği, Proforma fatura hazırlama işlemlerine oldukça kolaylık sağlar.
Belgenin hazırlık sürecinde satışı yapılmak istenen ürün veya hizmetin;
- Fiyatı
- Talebi edilen ihtiyaçların listesi
- Ölçüleri
- Satışın gerçekleştirileceği para birimi
- Sigorta masrafları
- Ödeme koşulları
- Sevkiyat türü
- Teklifin geçerlilik süresi belirtilmelidir.
Proforma Fatura Neden Kullanılır ve Kimler Kullanabilir?
Dış ticarette ithalat ve ihracat işlemlerinde kullanılan proforma fatura, bir hizmetin veya malın teslimatı öncesinde düzenlenir. Düzenlenen bu belgede alıcı hizmete veya mala dair tüm detayları inceleyebilir. Ticari alanda hizmet veren tüm işletmeler tarafından düzenlenip kesilebilen proforma faturanın en sık kullanıldığı alanlar ve kullanım nedenleri şu şekilde sıralanabilir:
- Dış ticaret sektöründe ticari süreçleri oldukça hızlandıran proforma fatura satış detaylarını netleştirmek ve satış sürecini etkin bir şekilde yönetmeye olanak tanır.
- E-ticaret sektöründe alıcı ve satıcı bilgilerinin belgelenmesi, ödeme ve teslimat detaylarına yer verilen proforma fatura, aynı zamanda tüketicileri bilgilendirmek amaçlı düzenlenebilir.
- Üretim ve lojistik sektörü karışık süreçlere sahip ve hata yapma oranı oldukça yüksek bir alandır. Proforma fatura çeşitli karışıklıkların önüne geçerek hata yapma oranını en aza düşüren belge niteliği de taşır.
Proforma Fatura Örnekleri: Hangi Durumlarda Kullanılır?
Ön fatura veya teklif faturası niteliği taşıyan proforma fatura örneği sıklıkla ihtiyaç duyulan bir belgedir. Ticarette alım yapılması planlanan durumlarda teklif sunmak veya alım sürecini yönetmek amacı ile düzenlenen bu belge aynı zamanda peşinat almak için de talep edilebilir.
Ek olarak detaylı bir proforma fatura örneğini de bir Google docs olarak sizler için hazırladık. Bu linkten online olarak ulaşabilirsiniz.
Proforma Fatura ve İhracat İşlemleri: İhracat Yaparken Proforma Fatura Nasıl Kullanılır?
Proforma fatura, ihracat işlemlerinde kullanılan önemli bir belgedir. İhracatçı ve alıcı arasında yapılan ticari anlaşmanın detaylarını içerir ve alıcının ödemesini yapabilmesi için gereklidir. Proforma fatura kullanımı, ihracat sürecini düzenler ve her iki tarafın da beklentilerini karşılar. İhracat yaparken proforma fatura kullanımına dair işlem adımları şu şekildedir:
Ürün ve Anlaşma Detaylarının Belirlenmesi
İhracatçı ve alıcı, ticari anlaşmanın detaylarını ve koşullarını belirlemelidir. Anlaşma detayları; ürünlerin tanımı, miktarı, fiyatı, ödeme koşulları, teslimat şekli, ambalaj ve sigorta bilgileri gibi bilgileri içermelidir.
Proforma Fatura Hazırlama
İhracatçı, tüm anlaşma detaylarını içeren proforma faturayı hazırlar ve alıcıya gönderir. Proforma fatura üzerinde yer alması gereken bilgileri tekrar hatırlatmak gerekirse şu şekilde sıralanabilir:
- İhracatçı ve alıcı bilgileri (ad, adres, telefon, vb.)
- Fatura tarihi ve numarası
- Ürünlerin tanımı, miktarı ve fiyatı
- Teslim şekli (Incoterms ile gösterilir)
- Ödeme koşulları
- Ambalaj ve sigorta bilgileri
- Toplam fatura tutarı
Alıcının Onayı
Alıcı, proforma faturayı incelemeli ve anlaşma koşullarını kabul ediyorsa onaylamalıdır. Bu onay, yazılı veya elektronik olarak yapılabileceği gibi ön ödeme yaparak da gerçekleştirilebilir.
Ön Ödeme ve/veya Akreditif Açılması
Proforma fatura onaylandıktan sonra, alıcı ödeme koşullarına göre ön ödeme yapabilir veya bir akreditif açtırabilir. İhracatçı, bu ödeme veya akreditif bilgilerini kontrol ederek işleme devam eder.
İhracat İşlemlerinin Başlatılması
İhracatçı, alıcının ödemesini aldıktan veya akreditif açıldığını teyit ettikten sonra ihracat işlemlerine başlar. Bu süreç; ürünlerin üretimi, paketlenmesi, sevkiyatı ve gümrüklemeyi kapsar.
Ticari Fatura ve Diğer İhracat Belgelerini Düzenleme
İhracat işlemleri tamamlandığında, ihracatçı ticari fatura ve diğer ihracat belgelerini düzenler. Bu belgeler, proforma faturada belirtilen anlaşma koşullarına uygun olmalıdır.
Navlungo, ihracat sürecinizi kolaylaştıran ve hızlandıran dijital lojistik platformudur. Navlungo, lojistik firmalarından teklif almanıza, en uygun fiyat ve hizmet seçeneklerini değerlendirmenize, sevkiyat takibini gerçekleştirmenize ve gümrük işlemleri gibi karmaşık süreçleri yönetmenize olanak tanır.
Navlungo, aynı zamanda şeffaf fiyatlandırma ve kapsamlı müşteri desteği sunarak ihracat işlemlerinizde güvenilir bir çözüm ortağı olarak yanınızdadır. Siz de ihracat işlemlerinizi daha verimli ve sorunsuz bir şekilde gerçekleştirmek için hemen Navlungo ile iletişime geçebilirsiniz.
